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Proveedores

Recepción de facturas

¿Dónde envío digitalmente la documentación con CAE?

Factura de Crédito Electrónica (FCE):
FACTURADECREDITO@ypf.com

Otras facturas:
recepciondefacturas@ypf.com

¿Como envío digitalmente la documentación con CAE?

1. El PDF debe ser de UN DOCUMENTO ORIGINAL (sin haber pasado por una impresión en papel y el posterior proceso de escaneado)

2. Cada factura junto con la certificación deberá ser incluida en un único archivo PDF.

3. La calidad del PDF no debe ser menor a los 400 dpi.

4. Todas las hojas dentro del mismo PDF deben estar en orientación vertical.

¿Qué debo tener en cuenta al presentar una Factura de crédito electrónica (FCE)?

a) Que se está presentando la documentación en el buzón de correo específicamente habilitado (FACTURADECREDITO@ypf.com).

b) Que el formato de presentación del documento sea perfectamente legible y se envié en un único archivo junto con la certificación o incorporando sus datos en la misma factura.

c) Que la fecha de vencimiento consignada en la factura sea 30 días desde la fecha de emisión.

d) Que el certificado/ habilitación incorporado o consignado en el documento no corresponda a otra factura.

e) Que la factura se emita en la misma moneda del certificado.

f) Para el caso de facturas en moneda extranjera, que el tipo de cambio incorporado en el documento se encuentre en conformidad a las pautas definidas

Al momento de emitir la factura de crédito, ¿Qué datos obligatorios y donde los debo incluir?

En el punto “CAMPO REFERENCIA COMERCIAL” de la factura de crédito, al momento de emitirla deberá incorporar en forma obligatoria los siguientes datos: 1) N° de Pedido de compra. 2) N° de hoja de entrada de materiales/servicios o de otras certificaciones/habilitaciones otorgadas a tal efecto. 3) Indicación de Provincia de entrega de materiales o de prestación del servicio y montos relacionados.

Si percibo IIBB, ¿debo detallar siempre la alícuota y la jurisdicción?

Si percibe Ingresos Brutos en su factura, deberá aclarar importe y la jurisdicción de acuerdo a la tabla inserta en la pregunta ¿Qué datos debo incorporar en la factura digital o documento equivalente como OBLIGATORIO?

¿En qué formato debo presentar la factura digital?

En PDF el cual debe ser original, sin fotocopiar ni imprimir previamente.

Si presto un servicio, ¿tengo que aclarar dónde lo brindé?

Si presta un servicio debe indicar en qué provincia fue realizado. En caso de prestar servicio de transporte debe indicar la provincia de carga.

¿Qué datos debo incorporar en la factura digital o documento equivalente como OBLIGATORIO?

1) N° de Pedido de compra.

2) N° de hoja de entrada de materiales/servicios o de otras certificaciones/habilitaciones otorgadas a tal efecto.

3) Provincia de entrega de materiales o de prestación del servicio y montos relacionados.Este dato será utilizado para la correcta determinación de las retenciones a aplicar. En caso de imposibilidad de incorporar estos datos en el documento emitido se deberá incluir en el cuerpo del mail.

4) Las percepciones facturadas a las Cias del Grupo se deberán especificarnecesariamente incorporando la provincia y el importe (si hay mas de una percepción) en el documento emitido según la codificación definida que a continuación se detalla:

Capital Federal CABA
Buenos Aires BA
Catamarca CA
Cordoba CO
Corrientes CR
Chaco CH
Chubut CU
Entre Rios ER
Formosa FO
Jujuy JU
La Pampa LP
La Rioja LR
Mendoza MZ
Misiones MI
Neuquen NQ
Rio Negro RN
Salta SA
San Juan SJ
San Luis SL
Santa Cruz SC
Santa Fe SF
Santiago del Estero SE
Tierra del Fuego TF
Tucuman TU

Recordar que existen provincias donde NO SE ACEPTA LA PERCEPCION consultar para remisión de legajo impositivo según Cia del Grupo a la cual factura, al call center 0810-122-9681.

Si entrego mercadería, ¿tengo que aclarar dónde la entregué?

En caso de entrega de mercadería debe indicar en qué provincia se realizó la entrega.

¿Qué datos mínimos debe contener la factura?

Fecha de emisión no mayor a 30 días de la fecha de presentación en Cuentas a Pagar.

Nombre y CUIT de la sociedad a la que debe facturar.

Documento habilitante para facturar entregado por la empresa a quien le prestó el servicio o realizó la entrega del material.

En el cuerpo de la factura debe aclarar el concepto al que refiere.

A efectos de aplicar correctamente las retenciones pertinentes debe indicar:

- Entregas de mercadería: provincia donde realizó la entrega.

- Prestación de un servicio: provincia donde brindó el servicio.

- Servicio de transporte: provincia de carga.

- En caso de percibir Ingresos Brutos en su factura, deberá aclarar importe y la jurisdicción de acuerdo a la tabla inserta en la pregunta ¿Qué datos debo incorporar en la factura digital o documento equivalente como OBLIGATORIO?.

En caso de Contrato en moneda extranjera debe aclarar en el cuerpo de la factura el tipo de cambio correspondiente al día anterior a la fecha de emisión de la misma, publicado por el Banco Nación Mercado Libre de Cambios Tipo Vendedor.

PUNTO A ACLARAR: el Banco Nación presenta dos tipos de cotizaciones, Divisas y Billete.Usted deberá tomar sin excepciones la cotización que figura en la columna Divisas. El tipo de cambio debe estar contenido en el cuerpo de la factura. La factura debe ser original, excepto factura CAE.

No serán aceptados documentos con tachaduras ni enmiendas. Por último, la factura debe tener impreso y legible el Código CAI/CAE. En caso de factura CAI, verificar que el mismo no se encuentre vencido.

¿Cuál es el plazo para presentar una factura en Cuentas a Pagar una vez emitida?

La tolerancia de emisión es de un mes anterior a la presentación de la factura en Cuentas a Pagar.

En caso de que la factura contenga IIBB, ¿cuánto tiempo tengo para presentar la factura una vez emitida?

Una vez emitida la factura debe presentarse dentro de los 30 días corridos de la fecha de emisión, caso contrario la misma será rechazada.

Tengo dudas sobre a qué empresa debo emitir la factura, ¿dónde puede visualizar este dato?

Puede encontrar el número CUIT y nombre de la sociedad a la que debe emitir la factura en el contrato firmado con la empresa, en el certificado de servicio que le emite el Sector Contratante y, en última instancia, comunicándose con el sector a quien le ha prestado el servicio o entrega de material.

¿Dónde puedo realizar consultas sobre documentos presentados?

Las consultas por documentos ya presentados pueden canalizarse a través del Call Center de Atención a Proveedores (0810-122-9681), o a través de la página de YPF>Clientes y proveedores>extranet o Vía mail a facturacion@proveedoresypf.com para dejar consultas allí, que el Call Center responderá.

¿Cuánto tiempo debo esperar para visualizar una factura en la Web?

Puede visualizar las facturas contabilizadas veintitres días posteriores a la fecha de recepcion de la factura.

¿Cómo procedo en caso de que la factura no figure contabilizada?

En caso de no visualizar su factura, veintitres días posteriores a la fecha de recepcion de la factura puede realizar la consulta a través del Call Center de Atención a Proveedores: 0810-122-9681 o vía mail a facturacion@proveedoresypf.com

¿Qué documentación debo presentar junto a la factura?

Es requisito indispensable presentar junto a la factura el certificado “habilita” de prestación del servicio/entrada de materiales que le otorga el sector contratante.

¿Es correcto presentar una factura solamente con el número de Hoja de entrada de servicio/material en el cuerpo de la misma?

Si, debe solicitar al sector contratante el numero de documento/pedido de compras/hoja de entrada de material/servicio o similar correspondiente que lo habilite a facturar.

¿Puedo incluir en una factura más de una certificación de Servicio/Entrada de materiales?

Si, y es lo más conveniente. La suma de los importes certificados servicio/entrada de materiales, deben coincidir con el importe neto de la factura.

¿Puedo fraccionar una hoja de entrada de servicios en más de una factura?

No, debe facturar el total de la Hoja de Entrada de Servicios en una sola factura.

¿Qué tipo de cambio debo tomar, dónde lo encuentro publicado? ¿En qué parte de la documentación presentada debo colocarlo?

El tipo de cambio a tomar corresponde al día anterior a la fecha de emisión de la factura, publicado por el Banco Nación Mercado Libre de Cambios Tipo Vendedor.
PUNTO A ACLARAR: El Banco Nación presenta dos tipos de cotizaciones, Divisas y Billete.
Usted deberá tomar sin excepciones la cotización que figura en la columna Divisas.
El tipo de cambio debe estar contenido en el cuerpo de la factura.

Soy proveedor nacional y tengo contrato en moneda extranjera. ¿Cómo debo facturar?

Todas las facturas que se emitan sobre contratos efectuados en moneda extranjera, deberán emitirse en la misma moneda que el pedido/contrato, indicando en el cuerpo de la factura el tipo de cambio aplicado que debe coincidir con el tipo vendedor-Mercado libre de cambios- publicado por el Banco Nación (http://www.bna.com.ar/) y correspondiente al día anterior a la emisión del documento.

Soy proveedor nacional y tengo contrato en pesos. ¿Cómo debo facturar?

Todas las facturas que se emitan sobre contratos efectuados en pesos, deben ser facturadas en pesos sin incorporar leyendas que aludan a la conversión a otras monedas.

En caso de surgir una Diferencia de cambio, ¿cómo procedo a facturar? ¿Qué detalle debo adjuntar?

Para ser aceptada por YPF S.A. será necesario que la diferencia en la cotización de la moneda extranjera supere el valor mínimo de 5% y el monto de la diferencia en pesos sea mayor a $100.
Esta Nota de Débito o Crédito deberá contener en su texto imprescindiblemente los siguientes datos:
Número e importe de la factura que ajusta.
Tipo de cambio de la factura original.
Tipo de cambio aplicado para confeccionar la nota de débito o crédito.
Texto indicando: “La presente Nota de Débito/Crédito cancela en forma definitiva la/s factura/s Nro. ….”
Número de Pedido/Orden de Compra/Contrato que originó la obligación.

Al momento de presentar una factura, ¿qué debo adjuntar para recibir una constancia de parte de Recepción de Facturas?

Si su factura es con CAE, y siendo la presentación en forma digital, se remitirá un aviso automático de recepción con cada envío. Este aviso NO implica aceptación de los documentos.
Si sus facturas están exceptuadas por normativa y requieren de presentación física del documento Debe presentar una copia de la factura, donde se incluirá un sello de Recepcion de Facturas, identificatorio del lugar y fecha donde se recepcionó el documento, este sello NO implica aceptación de los documentos.

Si dejo un sobre por Mesa de entrada y tiene sello de Correo Argentino, ¿esto es un inconveniente? ¿Cuál es la diferencia?

No es un inconveniente, pero a partir del 1/1/19 solo pueden utilizar este medio aquellos proveedores que cuenten con excepciones que por normativa requieran de presentación física del documento (es decir no son facturas electronicas CAE) podrían dejar un sobre por mesa de entrada con la factura y documento habilitante. Ademas, debe tener en cuenta que la fecha a considerar para su pago será la fecha en que internamente se reciba en Cuentas a Pagar. Los documentos ingresados por esta vía no tienen acreditación con sello por parte de Recepción de Facturas – Cuentas a Pagar y solo pueden ser presentadas por este canal. Caso contrario deben ser remitidas a través de los buzones habilitados a tal efecto e informados en respuesta de la pregunta ¿Dónde envio digitalmente la factura con CAE? .

¿Qué conceptos se aceptan en la presentación de Notas de Crédito?

Cancelación de anticipo:
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Que en la Nota de Crédito figure el número de Orden de Compra que originó el anticipo.
Que en el detalle de texto de la Nota de Crédito se indique claramente que se trata de la cancelación de un anticipo financiero otorgado sobre una factura (indicar número de factura de origen).
No es requisito la presentación de ningún documento adicional que deba ser entregado por un usuario de la compañía.

Diferencia de cambio:
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Número e importe de la factura y/o Nota de Débito que ajusta.
Tipo de cambio de la factura y/o Nota de Débito original.
Tipo de cambio aplicado para confeccionar la Nota de Débito o Nota de Crédito.
Texto indicando: “La presente Nota de Débito/Crédito cancela en forma definitiva la/s factura/s Nros. xxxxxxxxxxxx”.
Número de Pedido / Orden de Compra / Contrato que originó la obligación.
Que cumpla con las Condiciones Generales de Compras y Contratos de YPF S.A. – YPF Gas (que la diferencia de cambio positiva o negativa sea mayor al 5% y que el monto total de la Nota de Crédito o Nota de Débito a emitir sea mayor a $100,00).

Nota de Crédito bonificación/descuento
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Que la Nota de Crédito esté firmada por el responsable autorizado.
Que en el cuerpo de la Nota de Crédito figure la cuenta contable y centro de costos al que deberá imputar la Nota de Crédito.
En el caso de material consignado, debe presentarse conjuntamente con un reporte emitido por el almacén.

Otros conceptos:
Dado que este tipo de documentos no cuenta con respaldo registrado en el sistema (ej.: certificación de servicios) los usuarios internos reciben las facturas, Notas de Débito y/o Notas de Crédito para controlarlas, definir la imputación contable y hacerlas conformar, enviándolas luego a Cuentas a Pagar. Por tanto, es necesario que este tipo de documentos sean gestionados por el sector contratante.